5 claves para agilizar la forma de gestionar tus facturas y sus beneficios.
Una PYME de gran tamaño o una empresa que trabaje con diferentes unidades organizativas se encuentra con un elevado volumen de facturas con las que tratar. Gestionar la facturación de los proveedores puede llegar a suponer un problema para la compañía, principalmente por tres factores diferenciados:
- El primero de ellos es que se percibe como parte de un gasto que no aporta rentabilidad, a pesar de ser un ejercicio necesario para el buen funcionamiento de la empresa.
- También requiere una gran cantidad de tiempo dedicado, desde que se recibe la factura y se registra su información en el ERP hasta el seguimiento final. Un estudio de Ardent Partners afirma que se tardan 11’4 días de media en procesar una única factura.
- Además, el empleado que realiza esta tarea se encuentra con un trabajo repetitivo que le desmotiva, pensando que él no aporta valor a la empresa.
Los informes alertan de que, en España, más del 50% de los negocios sufren impagos. Aunque el tiempo de espera varía de una comunidad a otra, el resultado siempre es el mismo: tienes que recurrir a tus medios para seguir funcionando.
Por suerte, hay soluciones para esto. Por ejemplo, automatizar las tareas repetitivas o realizar un seguimiento pormenorizado de cada factura. Este control y automatización mejora los tiempos de espera hasta en un 70%, consiguiendo un plazo de cobro mucho más cercano a lo que debería ser.
Es por esto que en Pavabits apostamos por Invoice System, una plataforma (SaaS) fácil de implantar y gestionar, 100% configurable y con la que podrás validar la facturas de tus proveedores de manera rápida y sencilla.
Invoice System permite automatizar todo el proceso y agilizar la forma de gestionar tus facturas, evitando los errores humanos o duplicados. Está diseñada para mejorar tu relación con los proveedores, ya que facilita la gestión del pago y el acceso a descuentos por el pronto cumplimiento de esta obligación.
Con esta solución integral también mejorará la transparencia de la empresa. Se facilita así la visibilidad de los procesos y se ofrece acceso a la información necesaria a todos los responsables indicados.
Si quieres conocer más sobre Invoice System, puedes descargar la presentación explicativa aquí.
5 Consejos para iniciarse en Invoice System
Para que conozcas un poco mejor esta herramienta y vayas imaginando cómo puede ayudarte en tu día a día, vamos a compartir contigo algunas de las funciones básicas que utilizarás en Invoice System.
1- Digitaliza y controla tus facturas
Tanto si te llega una factura en formato electrónico como tradicional, tendrás un archivo digital donde poder controlar y contabilizar todas ellas desde cualquier dispositivo asociado. Aquí podrás visualizar el documento y toda la información relativa al mismo, actualizada al momento en el sistema completo para evitar errores.
Cada usuario podrá acceder a las facturas del archivo (una vez digitalizadas las de formato físico) que requieran de alguna acción por su parte, pudiendo controlar así en qué fase se encuentra actualmente.
2- Intercambia facturas con proveedores y clientes
Invoice System te dará acceso a un portal en el que podrás recibir facturas de tus proveedores, quienes podrán ‘Enviar factura’ con un simple formulario. Ya sea en formato PDF o e-Factura, obtendrás los datos necesarios para procesarla y añadirla al archivo mencionado.
La plataforma es muy visual e intuitiva, pudiendo tener en todo momento la información necesaria a mano. Por ejemplo, en este mismo portal se puede comprobar el estado en el que se encuentra: recibida, validada, pagada, etc.
3- Personaliza los procesos de validación
Una vez hayas recibido la factura, tendrás que comprobar que todo está en orden: aparece la información básica para archivarla, los datos fiscales están correctos, los importes también… Todo lo que creas necesario para dar luz verde a Contabilidad y que realice el pago correspondiente.
Podrás crear el flujo de trabajo que mejor se adapte a la organización de tu empresa. Puedes incluir diferentes pasos y certificaciones a cargo de un grupo de validación, compuesto por uno o varios usuarios. Este será el recorrido virtual que deberá seguir la factura antes de darla por cerrada.
4- Protege tus datos de pérdidas irrecuperables
Existen muchos incidentes que nos pueden hacer perder información importante: desastres naturales, accidentes en la zona de trabajo, robos de datos… Para evitar esto, el archivo de Invoice System almacena constantemente esta documentación en la nube y lo asegura.
Además, la plataforma cuenta con medidas de seguridad de primer nivel, como el cifrado de datos, para garantizar la confidencialidad de la información y su integridad. Nadie que no esté autorizado podrá recuperar estos datos.
5- Un cuadro de mando con los KPIs principales de tu empresa
Invoice System ofrece mucho más que la gestión de cada una de tus facturas. La plataforma pone a tu disposición un dashboard donde podrás obtener, de un vistazo, una imagen sencilla y actualizada de la situación global.
En él encontrarás algunos Key Performance Indicators relacionados con la facturación que pueden serte muy útiles para detectar diversos problemas y optimizar los procesos de trabajo. Verás, por ejemplo, las facturas registradas y enviadas, las empresas con las que colaboras, el volumen de facturas según su estado actual o los tiempos medios de validación.
Ventajas y beneficios de usar Invoice System
Como apuntábamos brevemente al inicio de este artículo, hay numerosas ventajas en utilizar Invoice System para el control de tus facturas. Vamos a repasar las principales:
- Se reducen los gastos de gestión y los tiempos de pago.
- Mejora la transparencia de todos los procesos.
- Se crea un flujo de trabajo digital ordenado y sencillo de seguir.
- Puede integrarse con los principales Sistemas de Información (ERPs) del mercado.
- Se obtienen y actualizan automáticamente los datos.
- Garantiza la protección de los documentos.
- Reduce de forma considerable el uso del papel
Como puedes ver, Invoice System se convierte en una ayuda inestimable a la hora de gestionar la facturación y su validación, haciéndolo todo más sencillo.
Si quieres saber más sobre esta plataforma, descarga la presentación detallada y comienza a utilizar la herramienta que te ayudará a crecer en tu negocio.
Si lo prefieres, ponte en contacto con nosotros, estaremos encantados de atenderte.
Fuentes y descargables
ePayables 2015: Higher Ground, June 2015. Ardent Partners
Pavabits: Presentación Invoice System
Informa: Análisis de pagos de empresas.
Haverland.